Le parole degli archivi

La pratica archivistica ha una tradizione molto antica e, nel corso, dei secoli ha dato vita a una disciplina le cui regole vengono oggi condivise a livello sia nazionale sia internazionale. Tra le funzioni principali di un’istituzione archivistica pubblica vi sono la conservazione, tutela e valorizzazione dei documenti, la redazione di inventari, repertori, indici o guide che consentano la consultazione del materiale archivistico e la promozione dell’utilizzo dei beni conservati, per esempio in campo didattico.

Con la legge 124/2007 che ha costituito il Sistema di informazione per la sicurezza della Repubblica, anche gli organismi di intelligence sono stati inclusi fra le amministrazioni dello Stato che versano la propria documentazione all’Archivio centrale dello Stato (art. 10 della legge 124/2007) dove sarà liberamente consultabile da parte degli studiosi, e più in generale da ogni cittadino, secondo i termini cronologici e le modalità stabiliti dalla normativa generale per la libera consultabilità. Gli archivi del Sistema, fondamentale supporto all’operatività delle strutture, assumono dopo la legge di riforma anche la valenza di patrimonio culturale nazionale.

Dal momento in cui il documento viene protocollato a quello in cui entra a far parte dell’Archivio centrale dello Stato si parla di un vero e proprio “ciclo di vita dell’archivio”. Ogni fase di tale ciclo è caratterizzata da attività e esigenze specifiche, e la funzione giuridico amministrativa, preponderante nella cosiddetta fase corrente dell’archivio, lascia via via spazio all’interesse storico-culturale, prevalente nella cosiddetta fase storica.

L’archivistica come ogni altra disciplina ha un proprio linguaggio e una propria terminologia tecnica, talvolta di non immediata comprensione per i non addetti ai lavori.

Per tale ragione, in questo viaggio che vi accompagna nel versamento dei documenti del Sistema nazionale di intelligence all’Archivio centrale dello Stato, abbiamo pensato di condividere alcune di queste parole con le relativi spiegazioni.

Archivio
Complesso organico dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività per l’espletamento delle proprie funzioni. I documenti presenti in un archivio sono sempre collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto “vincolo archivistico”. L’archivio è dunque un complesso caratterizzato da unitarietà, tuttavia si articola in tre fasi principali:

  • Archivio corrente (complesso di documenti conservati presso gli uffici e utilizzati per svolgere il lavoro)
  • Archivio di deposito (complesso di documenti relativi a pratiche/affari conclusi ma non ancora destinati, per vincoli stabiliti per legge, alla consultazione da parte del pubblico)
  • Archivio storico (complesso di documenti relativi a pratiche/affari esauriti che possono essere consultati dal pubblico).
Busta
Contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o – nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli – i documenti sciolti. Sinonimi di busta sono cartella, faldone e raccoglitore.
Consultabilità
La possibilità di consultare i documenti conservati negli Archivi di Stato è disciplinata dal Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Fascicolo
Unità di base, indivisibile di un archivio. Il fascicolo contiene documenti relativi allo stesso oggetto, affare, attività o procedimento amministrativo e può essere articolato in sottofascicoli.
Serie archivistica
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, in relazione alla loro natura e forma, o in relazione all’oggetto e alla materia, o in relazione alle funzioni dell’ente. In altre parole la serie archivistica può essere definita come una sequenza di fascicoli afferenti alla stessa materia o argomento nelle quali si è sedimentata la documentazione prodotta da un ente in uno specifico arco cronologico.
Il criterio di versamento per serie archivistica, definito d’intesa tra l’intelligence e il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo e conforme alle modalità ordinarie di versamento all’Archivio centrale dello Stato, è quello su cui si basa l’intera procedura di versamento della documentazione proveniente dagli archivi del Sistema di informazione per la sicurezza della Repubblica.
Strumenti di corredo
Tutti gli strumenti che contengono una descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio: si tratta di elenchi (per esempio: elenchi di consistenza o di versamento), indici, rubriche, schedari, inventari, ecc. Rientrano tra tali strumenti di corredo anche gli elenchi di versamento prodotti da DIS, AISE e AISI che, insieme alla relazione introduttiva curata dall’Ufficio centrale degli archivi (UCA) del Sistema di informazione per la sicurezza della Repubblica, aiuteranno gli interessati per la consultazione dei documenti.
Versamento
Operazione mediante la quale un ufficio centrale o periferico dello Stato trasferisce periodicamente la propria documentazione, non più utile alla gestione del lavoro corrente, nel competente Archivio di Stato, una volta decorsi i limiti temporali previsti dalla legge. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio prevede che debbano essere versati i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trenta anni, ma ove esista pericolo di dispersione o danneggiamento, gli Archivi di Stato possono accogliere anche documentazione più recente.
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